はじめに
個人事業主やフリーランスにとって領収書は確定申告を行う際に必要となるものです。
でも、万が一領収書をなくしてしまったら・・一切経費計上できないのでしょうか？
そこでここでは、領収書をうっかりなくしてしまったり、そもそもない場合の対応策をお教えしたいと思います！
領収書の役割
領収書とは金銭の支払いの証拠となるものと定められているため、web上のレシートや取引画面も領収書として扱うことできます。
そのため、これらを確定申告の際に経費として使った証拠として保管しておくことが必要です。
確定申告の際に提出する義務はないものの、7年間保管しておかねばなりません。
経費についてはこちらも参考にしてください。
これって必要経費として処理していいの？【確定申告の基本】
領収書がない、紛失した場合
では、確定申告の際に領収書を失くしてしまった場合や、そもそもない慶弔費などについては、経費計上できないのでしょうか？
実際は経費として計上する条件に領収書が必ず必要と決まっているわけではなく
領収書そのものがなくても帳簿に記載しておけば経費計上が可能です。
でも、税務署が調査に来たらどうするの？と思われる方がいらっしゃるでしょうが、法律上領収書がないと経費計上できないという決まりはありません。
つまり、税務署が事業者が記帳した帳簿を否認する条件に、領収書がないことは条件として認められていないのです。
ただ、領収書がないより支払い証明書などを作成し保管しておいた方がいざという時のため安心ですし、税務署が調査に来た時、お金を支払った証拠が全くなく疑われてイヤな思いをするなら、なんらかの形で保管しておいた方がいいでしょう。
領収書をなくした、なかった場合の対応策
では、そもそも領収書がなかったりなくしてしまった時の具体的な対応策をご紹介します。
レシートでも可
まず、領収書の代わりとなるのがレシート。
レシートには受取人の記載がありませんよね？
これについては飲食店、小売業、運賃などにかかった場合記載の必要なくていいとされているので、レシートでも領収書の代用が可能です。
ただ、注意したいのがレシートの劣化です。
レシートは薄い紙でできており紫外線で劣化するので、保管場所や方法に十分注意しましょう。
義務付けられている7年間は台紙などに貼って、日の当たらない場所に保管しておきましょう。
また、受取人が書かれていない場合も領収書として認められるものの、あまりに高額なものについては税務調査で尋ねられる場合があるので注意しましょう。
再発行をお願いする
では、領収書もレシートもない場合どうすればいいのかとなったら、お店にもう一度発行してもらえないかお願いするのも手です。
ただ、領収書は売買の際だけ発行されるものなので、注意が必要です。
よく、領収書の再発行はできませんと書かれた紙を見かけますよね？
お店からすれば二重発行は避けたいでしょうから、再発行についてはほとんど期待できないと考えておきましょう。
もしかすると、個人商店などで顔なじみのお店なら対応してくれるかもしれません。
また、再発行はできないものの、支払い証明書など別の書類を出してくれる場合もありますが、この場合有料になるので領収書の金額とのバランスを考慮した方がよさそうです。
出金伝票を作成する
結婚式やお葬式、電車賃などでお金を支払った時って領収書がもらえませんよね？
そんな時便利なのが出金伝票。
100円ショップなどで気軽に買えるので、ぜひ用意しておきましょう。
この出金伝票を起こし伝票を書きます。
取引先の冠婚葬祭などに必要だったお金については接待交際費として経費計上が可能です。
この場合だと、その日のお香典や招待状のコピーなどもつけて保管しておけばベストです。
なお、この出金伝票を起こす際に必要な情報は取引の日付、相手先、金額、取引の内容の5つです。
経費計上する際の注意点
ただ、領収書やその代わりになるものがあれば、なんでも経費計上できるということではありません。
収入がいくらまでならどのくらいまで経費計上できる…など、はっきりとした決まりはないものの、収入とのバランスを鑑みて税務署が不自然だと判断したり、個人の娯楽などと判断した場合は経費計上が認められない可能性が高いです。
そうならないためにも、税務調査が来た時にはっきりと説明できるよう、特に大きな金額の経費については別にメモなどを付けておくことが重要です。
また、自宅を事務所に使っている場合などは按分計算することになっているため、当然全額経費として計上はできません。
まとめ
確定申告で領収書がない時の対応策についてまとめてみました。
ご紹介した通り、必ずしも領収書がないと経費計上できないということではありません。
ただ、税務署の調査が入った時にきちんと説明できるよう領収書やそれに代わるものを保管しておいた方がよさそうです。
確定申告ギリギリになって慌てなくて済むよう、またなくさないように、日ごろからこまめに領収書やレシートをノートに貼るなどしておきましょう！