ビジネス英語メール【メールでの挨拶】

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ビジネス英語メール【メールでの挨拶】1

ビジネス英会話はまだ難しくても、メールならなんとかいけそう・・・と思う人もいるのではないでしょうか。

メールは時間を取って書くことができるので、確かに会話よりはうまくできるはず。

しかし日本語のビジネスメールにも決まり文句があるように、英語にも決まり文句というのがあるんです。

そこで今回は、英語のビジネスメール基本編として、基本的な挨拶のフレーズをご紹介していきます。

ビジネス英会話が無理だという人も、まずはメールから始めてみましょう。

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ビジネスメールの基本的な体裁

ビジネス英語メール【メールでの挨拶】

ビジネスメールのフレーズをご説明する前に、ビジネスメールをどのように書けばいいか、その流れをご説明します。

英語のビジネスメールも日本語のそれも、基本的にはそれほど変わりません。英語のビジネスメールは下記のように書いていきます。

件名(件名欄に記載)

宛名

書き出しの挨拶

本題

本文の結びの挨拶

結び

自分の名前

こうした並びですね。

 

この中から、今回は書き出しの挨拶・本文の結びの挨拶・結びの3つの項目について、ご紹介します。

 

この3つばほぼ定型表現として使えるフレーズばかりですから、しっかり覚えてみましょう。

 

ビジネスメールの基本的なルール

ビジネスメールの基本ルールについてもご説明しておきます。

 

ビジネスメールとカジュアルメールの大きな違いは、ビジネスメールでは色々な単語を略さないこと、そして丁寧な言い回しをすることです。

 

例えば、”I’m”も”I am”とするのが望ましいんですね。

ただし相手とそれなりに打ち解けている中なら、この程度ならそこまで神経質になる必要はありません。

 

ただし、友達にメールをするときのように、やたらと単語を略したり、軽いノリの言い回しなどはできませんから、フォーマルな英語がどのようなものか、しっかりと知っておく必要があるでしょう。

 

ビジネスメールの書き出しに使えるフレーズ

ではまずはビジネスメールの書き出しに使えるフレーズからみていきましょう。

ビジネスメールの書き出しは、簡単な挨拶から入ります。

しかしこちらはメールということで、英会話の挨拶とは少々異なる部分もあるんです。

 

一番重要なのは、ビジネスメールでは、”Hello.”などの挨拶を書くことは珍しいということです。

いきなり用件から入っても構わないくらいなのですが、一応下記のような挨拶はしておきましょう。

Thank you for your interests on

(・・・に興味を持っていただいてありがとうございます。)

Thank you very much for our meeting the other day.

(先日は会議で本当にお世話になりました。)

Thank you for sending me the files.

(ファイルをお送りいただきありがとうございました。)

メールを書くより前に、何かをしてもらった過去があるなら、このようにお礼から書くのがスマートです。

ちなみにビジネスメールで自分の名前を名乗ることはあまりありません。

初めてのメールでなければ、あなたが誰かはアドレス帳などでわかるからです。

I hope you are doing well.

I hope everything goes well with you.

I hope all is well.

(お変わりないことと願っています。)

上のお礼フレーズの次に、このような相手の健康などを気遣うフレーズを入れるとスマートですね。

こちらは、そこそこ関係性ができている相手に使うフレーズです。

 

ビジネスメールの結びに使うフレーズ

本題はまた別の機会にご紹介するとして、次はビジネスメールの結びをどうすればいいかをみてみましょう。

ビジネスメールの結びは、メールの用件や相手との関係によってかわりますが、こんなフレーズを使ってみましょう。

If you have questions, please feel free to ask me.

(もしご質問があれば、いつでもお尋ねください。)

I appreciate your help.

(お助けいただき、感謝いたします。)

I look forward to hearing from you.

(お返事お待ちしております。)

I look forward to seeing you next week.

(来週お会いできることを楽しみしています。)

こういった感じでしょうか。

 

「敬具」などにあたる定型表現

英語のメールでも、日本語のように「敬具」のようなことを書きます。

ビジネスメールでの「敬具」にあたる定型表現は、いくつかパターンがあるのですが、ここでは相手がすでに知り合いであることを想定して、よく使う定型表現をご紹介します。

Best regards,

Regards,

Kind regards,

Sincerely,

Respectfully yours,

Best wishes,

ビジネスメールで見ることがあるのは、このあたりでしょうか。

ただし、”Best wishes,”は比較的カジュアルな表現なので、何度も会っていて打ち解けている人や別部署の同僚など相手に使うのが適切です。

この後に行を変えて自分の名前を書いたら、ビジネス英語メールの完成です。

 

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まとめ

今回は英語のビジネスメールの基本や、挨拶フレーズ、定型表現をご紹介しました。

どれもかなり使えるものですから、覚えやすいものを覚えて、ぜひビジネスメールに役立ててみてくださいね。

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